会議メモや箇条書きを読みやすく整理し、次にやることまでまとめたい人向けの入口ページです。
結論
「決定事項」「担当」「期限」「次にやること」のように項目を指定して整理させると、仕事で使いやすい形になります。
まずこの順番で試す
- 会議メモをそのまま用意する
- 欲しい整理項目を指定する
- 重要な数字や期限だけ原文で確認する
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選ぶときに見るポイント
同じジャンルのAIを全部契約する必要はありません。。
議事録整理は「要約」だけで終わらせない
会議メモをAIへ渡すときは、単に短くするだけでなく「決定事項」「未決事項」「担当者」「期限」「次回までのToDo」に分けてもらうと実務で使いやすくなります。発言順のメモをそのまま読み返すより、行動に必要な情報へ変換することがAI活用のポイントです。
最初に試す依頼文の例
例えば「この会議メモを、決定事項・保留事項・担当者別ToDo・次回確認事項の4項目に整理してください。名前・日付・数値は元の文章から変えないでください」と依頼します。形式を指定すると毎回同じ型で整理しやすくなり、後から検索するときにも便利です。
仕事で使うときに必ず確認する部分
AIは文章を整える過程で、発言者や期限を誤って結び付けることがあります。人名、日付、金額、決定事項、否定表現は元メモと照合してください。また、社内の機密情報や個人情報を外部サービスへ入力してよいかは会社のルールを優先します。
長い会議は2段階で整理する
長時間の会議では、最初に章や話題ごとの要約を作り、その後に全体のToDoをまとめる方法が安定します。一度にすべてを短くすると細かな決定が落ちることがあるため、内容確認用の要約と実行用のToDo一覧を分けて作ると確認しやすくなります。
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会議後の確認を速くする整理フォーマット
AIへ議事録を渡すときは、要約だけでなく「決定事項」「未決事項」「担当者別ToDo」「期限」「次回確認事項」に分けると、そのまま仕事へつなげやすくなります。発言順の文章を短くすることより、次に何をするかが分かる形へ変換することが重要です。
録音やメモから整理するときの順番
音声から文字起こしした場合は、最初に誤変換しやすい人名や専門用語を直し、その後にAIで整理します。整理後は日付・金額・担当者・否定表現を元データと照合します。この順番にすると、誤った文字起こしをAIが自然な文章へ補正してしまうリスクを減らせます。
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